اصول و نحوه تنظیم اسناد حسابداری
برای یک یا چند رویداد مالی که در مؤسسه اتفاق میافتد یک سند حسابداری یا برگه حسابداری تهیه میشود. بنابراین سند حسابداری یا برگه حسابداری، نوشتهای است که در آن آثار مالی یک یا چند رویداد مالی نوشته میشود.
سند حسابداری چیست؟
ماده 9 «آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر موضوع تبصره یک ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم» سند حسابداری را چنین تعریف میکند: «برگه یا مدرک حساب یا سند حسابداری عبارت از نوشتهای است که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه میشوند و چنین مدرکی پس از امضای مرجع ذیصلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه و کل است.»
ضمنا سند حسابداری با توجه به اسناد مثبته صادر میشود.
سند حسابداری رسمی، به اسنادی گفته می شود که فرم و فرمت آنها چاپ شده است و اپراتور یا حسابدار به صورت دستی اطلاعات آنها را وارد می کند
انواع سند حسابداری
اسناد حسابداری دارای انواع زیر می باشد
سند حسابداری دستی
.امروزه استفاده از سند حسابداری دستی بسیار کم می باشد و شرکت ها و صاحبان کسب و کار به سمت اسناد حسابداری کامپیوتری رفته اند
سند حسابداری کامپیوتری
در سند حسابداری کامپیوتری، تمامی فرمت ها در نرم افزارهای حسابداری مشخصی طراحی شده اند و اپراتور یا حسابدار اطلاعات را وارد فرمت طراحی شده می کند و گزارش گیری و بسیاری امور آن به صورت رایانه ای صورت می گیرد
سند ساده
به سندی سند ساده گفته می شود که فقط دو آرتیکل داشته باشد. یعنی یک ثبت در سمت بدهکار و یک ثبت در سمت بستانکار وارد گردد و کلا شامل دو ثبت می باشد
سند حسابداری مرکب
به سندی که چندین آرتیکل داشته باشد سند حسابداری مرکب گفته می شود در این نوع سند چند ثبت در سمت بدهکار و چند ثبت در سمت بستانکار وجود دارد
نکته : جمع بدهکار و بستانکار در هر دو طرف باید یکسان باشد
اطلاعات مورد نیاز برای درج در یک سند
- شماره سند
- تاریخ
- نوع سند . عادی، ساده، مرکب، سیستمی، سود و زیان، اختتامیه، افتتاحیه
- شرح سند: سند فروش، خرید، بدهکار و بستانکار
- نام صاحب یا صاحبان حساب
- مشخص کردن ستون بدهکار و بستانکار
- جمع کل
- نام تکمیل کننده و تایید کننده و امضا
بخش‌های مختلف سند حسابداری
اینک به توضیح قسمتهای مختلف سند حسابداری و نحوه تنظیم آن میپردازیم:
ـ شماره سند حسابداری نشان دهنده این است که از ابتدای سال مالی تا کنون چند سند حسابداری صادر شده است. شماره سند حسابداری به صورت مسلسل (سریال) میباشد. معمولاً برای هر رویداد مالی یک سند حسابداری صادر میشود. اما در بعضی شرایط میتوان برای چند رویداد مالی یک سند حسابداری صادر کرد.
ـ در محل «تاریخ» تاریخ وقوع رویداد، که همان تاریخ صدور سند حسابداری است، نوشته میشود.
ـ در ستون «کد حساب» ، کد حسابی که بدهکار یا بستانکار شده است نوشته میشود.
ـ در اولین سطر و در ابتدای حاشیه سمت راست ستون «شرح» نام حساب یا حسابهایی که بدهکار شده است نوشته میشود.
ـ پس از نوشتن نام حسابی که بدهکار شده است، نام حساب یا حسابهایی که بستانکار شده در زیر آن در ستون «شرح» نوشته میشود. نام حساب بستانکار باید حدود 2سانتیمتر از حاشیه سمت راست ستون شرح فاصله داشته باشد. همیشه اول حسابی را که بدهکار شده است مینویسند و بعد ازآن حسابی که بستانکار شده است نوشته میشود.
ـ در ستون «بدهکار» مبلغ بدهکار حسابی که بدهکار شده است نوشته میشود.
ـ مبلغ بستانکار نیز در همان سطر که نام حساب بستانکار درج شده است در ستون بستانکار نوشته میشود.
ـ بعد از تنظیم موارد فوق، شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته میشود. سپس سند حسابداری به امضای مسئولین ذیربط میرسد.