حسابداری حقوق و دستمزد

هر واحد اقتصادی با توجه به وسعت کاری، حجم مبادلات، تعداد پرسنل و دیگر نیازها، بخش‌های متفاوتی در قسمت حسابداری خود دارد. که می‌توان به مواردی همچون حسابداری حقوق و دستمزد، حسابداری خزانه، حسابداری فروش و حسابداری انبار اشاره کرد.

بی‌شک یکی از مهمترین قسمت‌های واحد حسابداری هر مجموعه، قسمت حسابداری حقوق و دستمزد می‌باشد. چراکه محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان هر مجموعه از جهات بسیاری برای مدیران هر واحد اقتصادی حائز اهمیت است. حسابداری حقوق و دستمزد به دلیل ارتباط مستقیم با موارد مهمی همچون کنترل هزینه‌ها، ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، ارائه هزینه‌های قابل قبول سازمان امور مالیاتی و البته رعایت قوانین کار، بسیار اهمیت پیدا می‌کند.

با توجه به موارد ذکر شده در رابطه با اهمیت حسابداری حقوق و دستمزد، می‌توان اهمیت این مهارت برای حسابداران را تشخیص داد. البته نتیجه می‌گیریم افراد دارای این مهارت به دلیل حساسیت بالای این مهم، دارای بازار کار گسترده بوده و حسابداری حقوق و دستمزد برای ایشان به مهارتی پولساز بدل می‌گردد.

حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟

با توجه به نکات یادآور شده به بررسی حسابداری حقوق و دستمزد می‌پردازیم.

افرادی که در واحد حسابداری فعالیت می‌کنند و یا مسئولیت امور مالی و حسابداری را در هر شرکت و کسب و کاری بر عهده دارند، وظیفه دارند تا داده‌های مربوط به عملکرد شغلی هریک از کارمندان، از جمله ساعت کار، ساعات مرخصی، روزهای ماموریت، ساعات اضافه کار و البته ساعات فعالیت در روزهای جمعه یا تعطیل را جمع‌آوری کنند.

سپس با توجه به مفاد قراردادها و توافقات حاصله بین کارگر و کارفرما (طبق قوانین جاری کشور بالاخص قوانین کار و تامین اجتماعی) اقدام به محاسبات حق و حقوق هر یک از پرسنل نمایند و در فرمت یک فیش رسمی که فیش حقوقی نامیده می‌شود به پرسنل ارائه دهند.

هر حسابدار حقوق و دستمزد باید نسبت به قوانین اداره کار و قوانین سازمان تامین اجتماعی در ارتباط با حقوق و دستمزد آگاهی داشته باشد. همچنین شخصی که مشغول به حسابداری حقوق و دستمزد است می‌بایست، در ارتباط با بخش منابع انسانی مجموعه نیز باشد تا در مواردی از جمله ارزیابی عملکرد پرسنل و یا صحت اجرای قوانین کار از او کمک بگیرد.

اهمیت حسابداری حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد کارکنان به صورت معمول بخش بزرگی از درآمد هر شرکتی را به خود اختصاص می‌دهد و همچنین باید به دقت محاسبه و در موعد مقرر پرداخت شود. محاسبه حقوق و دستمزد اهمیت بالایی دارد زیرا که هر گونه بی‌توجهی در آن می‌تواند موجب بروز ایراد و خسارت برای کسب وکار شود و روی روابط کارفرمایان با کارکنان و همچنین کارفرمایان با مراجع حقوقی تاثیرگذار باشد.

محاسبه حقوق و دستمزد

محاسبه حقوق و دستمزد و پرداخت آن به کارکنان، یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان و شرکتی محسوب می‌شود. رشد صنایع و شرکت‌های مختلف به نوعی در گرو پرداخت منظم و با رویه ثابت حقوق و دستمزد کارکنان است. این موضوع باعث افزایش رضایت کارکنان، بازدهی بالای فعالیت‌ها، ارائه گزارش‌های مالی منظم و در نهایت تسهیل ارتباط با سازمان‌های مرتبط می‌شود.

بدیهی است که بیشتر کارکنان از قوانین مربوط به حقوق و دستمزد آگاهی کافی نداشته باشند. به همین دلیل در ادامه با برخی از این قوانین مهم در این خصوص آشنا می‌شوید.

مهم ترین آیتم های حقوق و دستمزد

برای آنکه بتوانید محاسبات حقوق و دستمزد را به درستی و مطابق با قوانین انجام دهید، می‌بایست عناوین و جایگاه هریک از آیتم‌های حقوق و دستمزد را بشناسید.

۱. حقوق پایه

حداقل مبلغ حقوق پایه به صورت سالیانه و در جلسه شورای عالی کار مشخص می‌شود. این شورا از نماینده کارگران، نماینده دولت و نماینده کارفرمایان تشکیل شده است. حقوق پایه بعد از مصوب شدن در این شورا به اطلاع واحدهای اقتصادی می‌رسد. البته حقوق و دستمزد کارکنان ممکن است به صورت توافقی بین کارگر و کارفرما باشد. حتی شیوه پرداخت به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا پروژه‌ای هم ممکن است به صورت توافقی انجام شود.

۱.۱ پایه سنوات

جدول افزایش سنواتی را می‌توان هر سال از سامانه اداره کار دریافت کرد. همچنین می‌توانید با پشتیبانی محاسبان به شماره تماس ۰۳۱۴۰۲۰ تماس بگیرید و از محتویات جدول هر سال آگاه شوید.

جدول افزایش مزد سالیانه

۲. مزایا

به مبالغ و عواملی که باعث افزایش حقوق و دستمزد می‌گردد، مزایا می‌گویند. دسته‌بندی مزایا در حسابداری حقوق و دستمزد خود به بخش‌ و دسته‌بندی‌های متنوعی قابل تقسیم است که به بررسی بعضی از آن‌ها می‌پردازیم.

در اصلی‌ترین دسته‌بندی می‌توان مزایا را به دو دسته مستمر و غیر مستمر تقسیم نمود که هرکدام از آن‌ها به دو بخش قانونی و اختیاری نیز تفکیک می‌شوند. در ادامه مثال‌هایی از هر دسته‌بندی را بررسی می‌کنیم.

مزایا در حسابداری حقوق و دستمزد

۱. مزایای مستمر قانونی

مزایای مستمر قانونی در واقع مزایایی هستند که به صورت ماهانه نسبت به روزهای کارکرد و مستمر طبق قانون، پرداخت می‌شوند. در زیر با انواع مزایای مستمر قانونی آشنا می‌شوید.

۱.۱ حق مسکن و بن خواروبار

هر کارفرما علاوه بر حقوق و دستمزد بایستی حق مسکن و بن خواروبار به کارگر پرداخت کند. مبلغ حق مسکن و بن خواروبار در ابتدای هر سال توسط شورای عالی کار اعلام می‌شود. به عنوان مثال در سال ۱۴۰۲ حق مسکن ۱۱,۰۰۰,۰۰۰ ریال و بن خوار و بار ۹,۰۰۰,۰۰۰ ریال اعلام شده است.

۱.۲ حق اولاد

هر کارفرما علاوه بر حقوق و دستمزد بایستی حق اولاد به کارگران پرداخت کند. حق اولاد معادل ۳ برابر حداقل حقوق مصوب شورای عالی کار در هر سال برای هر فرزند در ماه می‌باشد.

البته نکات دیگری هم وجود دارد که باید همواره به آن‌ها توجه داشت:
◀ محدودیتی در پرداخت حق اولاد از نظر تعداد فرزند وجود ندارد و طبق قانون به هر تعداد فرزند باید حق اولاد پرداخت شود.
◀ در صورت اشتغال همزمان زن و شوهر، حق اولاد به هر یک پرداخت می‌شود.
◀ اگر فرزند زیر ۱۸ سال وارد بازار کار شده و مشمول قانون کار شود، حق اولاد او قطع می‌شود.
◀ اگر پدر و مادر از هم جدا شده باشند؛ حضانت فرزند با هرکسی باشد، حق اولاد به او تعلق می‌گیرد.

۲. مزایای مستمر اختیاری

برای بررسی مزایای مستمر اختیاری می‌توان از مزایای به تبع شغل مانند حق سرپرستی، حق جذب، حق مسئولیت و همچنین مزایای رفاهی انگیزشی اختیاری مانند حق ایاب و ذهاب نام برد. که به صورت توافقی بین کارگر و کارفرما تعیین شده و هیچ اجباری یا حداقلی برای آن در نظر گرفته نشده است. البته حتی با توافقی بودن این موارد هم بایستی در حسابداری حقوق و دستمزد توجه ویژه‌ای به آن‌ها شود چراکه در دیگر محاسبات بسیار تاثیرگذار خواهند بود.

۲.۱ حق جذب

۲.۲ حق سرپرستی

۲.۳ حق مسئولیت

۲.۴ مزایای مستمر غیرنقد

لازم به ذکر است که همیشه مزایا به صورت نقد نیستند و ممکن است مزایایی به صورت غیر نقد نیز به پرسنل اهدا شود. در مواردی مانند در اختیار گذاشتن اتومبیل یا مسکن، یک حسابدار با اطلاعات بالا و حرفه‌ای، باید قادر به تقویم کردن آن‌ها در حسابداری حقوق و دستمزد خود باشد، تا در انجام تکالیف بتوان از آن محاسبات به درستی استفاده نمود.

۳. مزایای غیرمستمر قانونی

مزایای غیر مستمر قانونی یکی از مباحث مهم و تخصصی حسابداری حقوق و دستمزد است که شامل مزایای قانونی کارگر می‌شود. کارگر ممکن است در بعضی از ماه‌های کاری مشمول گردیده و در بعضی از ما‌ه‌های کاری مشمول دریافت آن‌ها نشود. از مهمترین آن‌ها می‌توان به اضافه کار و حق ماموریت اشاره نمود.

۳.۱ حق ماموریت

به کارگرانی که به موجب قرارداد به ماموریت های کاری خارج از محل خدمت خود اعزام می‌شوند، فوق العاده ماموریت تعلق خواهد گرفت. پرداختی فوق العاده حق ماموریت نباید کمتر از مزد ثابت یا مزد مبنای روزانه کارگر باشد. به این ترتیب حق ماموریت حداقل به اندازه یک روز حقوق ثابت یا مزد مبنای کارگر می‌باشد. همچنین کارفرما مکلف است وسیله یا هزینه رفت و برگشت آن ها را تامین کند.

حق ماموریت با استفاده از فرمول زیر محاسبه می‌شود:
حق ماموریت = مزد ثابت روزانه × تعداد روزهای ماموریت

قبل از محاسبه حق ماموریت بهتر است با فرمول مزد ثابت و اجزای آن آشنا شویم:
مزد ثابت ماهانه = حقوق پایه روزانه × روزهای ماه + مزایای اختیاری
مزد ثابت رزوانه = مزد ثابت ماهانه ÷ روزهای ماه

۳.۲ اضافه کاری

زمانی است اضافه تر نسبت به ساعت قانونی کار یا نسبت به قرارداد کار. بر اساس ماده ۵۲ قانون کار هزینه هر ساعت اضافه کاری به میزان ۴۰ درصد اضافه بر مزد، برای هر ساعت کار عادی می‌باشد. به صورت خیلی ساده اگر کارگری طبق قرارداد بایستی ۸ ساعت کار کند، اما در یک روز ۱۰ ساعت کار کرده باشد، ۲ ساعت اضافه کار خواهد بود.

۴. مزایای غیرمستمر اختیاری

و در نهایت به مزایا غیر مستمر اختیاری می‌رسیم که به اختیار کارفرما می‌توان در بعضی از ماه‌ها محاسبه و به کارگر پرداخت نمود. برای مثال این عنوان از پاداش می‌توان نام برد.

کسورات در حسابداری حقوق و دستمزد

کسورات نیز به چند دسته قابل تقسیم هستند: کسورات قانونی، کسورات قضایی و… که در اکثر مواقع فقط با کسورات قانونی مانند حق بیمه کارگر و مالیات حقوق کار داریم. همانطور که گفته شد در حسابداری حقوق و دستمزد یکی از اهداف مهم انجام تکالیف مربوط به سازمان تامین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی کشور می‌باشد تا در رسیدگی‌ به مشکل برخورد نکنیم. پس شخصی که در این حیطه فعالیت می‌کند باید به قوانین مربوط به این کسورات اشراف کافی را داشته باشد تا در انجام تکالیف دچار اشتباه نشود.

همانطور که در ابتدای متن گفته شد این پروسه در هر سازمان بسیار مهم و حیاتی است و از حسابداری حقوق و دستمزد می‌توان به عنوان یکی از ارکان اصلی هر واحد اقتصادی نام برد. چراکه اشتباه در محاسبات آن می‌تواند سازمان را با منابع انسانی خود و همچنین مباحث مهم مانند تامین اجتماعی و مالیات درگیر سازد.

بخشنامه مالیات حقوق سال ۱۴۰۲

با توجه به بخشنامه بالا می‌توانیم، جدول مالیات حقوق ماهانه را به صورت زیر در نظر بگیریم.

حسابداری حقوق و دستمزد در اکسل

هر فرد مشغول به امور حسابداری برای مهارت و سهولت در انجام وظایف خود می‌بایست با مجموعه نرم‌افزارهای Office آشنایی داشته و بتواند با این نرم‌افزار‌ها کار کند. در بسیاری از مواقع نرم‌افزارهای حسابداری فاقد قابلیت یا گزارش مورد نظر ما هستند و یا تهیه آن ماژول از نظر موارد استفاده و هزینه امکان‌پذیر و مقرون به صرفه نیست. در این موارد می‌توان از نرم‌افزار کمکی همچون اکسل (Excel) استفاده کرد.

یکی از مهمترین مواردی که می‌توان از اکسل کمک گرفت در بحث حسابداری حقوق و دستمزد می‌باشد. با قابلیت‌های بسیار کاربردی اکسل (Excel) و البته مهارت در استفاده از این برنامه و فرمول‌نویسی در آن، می‌توان حسابداری حقوق و دستمزد را تسهیل و شیرین‌تر از قبل نمود

با توجه به اینکه اکسل یکی از بهترین نرم افزارها برای محاسبه حقوق و دستمزد می‌باشد؛ ما در محاسبان کلاس‌های اکسل در حسابداری پیشرفته را داریم که توسط بهترین اساتید برگزار می‌شود.

۵ گام اساسی برای محاسبه حقوق و دستمزد

این که حسابداری حقوق و دستمزد را از کجا شروع کنید، بسیار حائز اهمیت است. به همین دلیل در ادامه راهنمای گام به گام محاسبه حقوق و دستمزد را باهم بررسی می‌کنیم.

گام اول: تعیین حقوق پایه

همانطور که اشاره کردیم، حقوق پایه اصلی‌ترین آیتم فیش حقوقی و محاسبه حقوق و دستمزد محسوب می‌شود. حقوق پایه به صورت سالیانه و در جلسه شورای عالی کار مشخص می‌شود. این شورا از نماینده کارگران، نماینده دولت و نماینده کارفرمایان تشکیل شده است. حقوق پایه بعد از مصوب شدن در این شورا به اطلاع واحدهای اقتصادی می‌رسد. البته حقوق و دستمز کارکنان ممکن است به صورت توافقی بین کارگر و کارفرما باشد. حتی شیوه پرداخت به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا پروژه‌ای هم ممکن است به صورت توافقی انجام شود.

گام دوم: محاسبه اضافه کاری

گام سوم: محاسبه مزایا

علاوه بر حقوق و دستمزد عادی کارکنان، مزایای زیادی هم به صورت نقدی و غیرنقدی به آنها اعطا می‌شود. مزایا با توجه به میزان کارکرد، تعداد ساعات و سابقه هر فرد تعیین می‌شود. به همین دلیل همه افراد دارای مزایای برابر نیستند. به طور کلی مزایای کارکنان بر اساس تخصص، توافق با کارفرما و سوابق کاری مشخص می‌شود. این مزایا توسط حسابدار به صورت دقیق محاسبه و مکتوب در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد.

گام چهارم: تعیین حق بیمه تامین اجتماعی

گام پنجم: محاسبه مالیات حقوق

یکی از انواع کسورات است که باعث کاهش میزان حقوق و دستمزد کارکنان می‌شود. نرخ مالیات در حسابداری حقوق و دستمزد به صورت سالانه تعیین می‌شود. این نرخ بعد از تصویب به اطلاع شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌رسد. این نرخ رابطه مستقیمی با میزان دریافتی کارکنان دارد. به این معنی که با افزایش حقوق کارکنان، میزان مالیات حقوق و دستمزد هم افزایش پیدا می‌کند.

جدول حقوق و دستمزد ۱۴۰۲

محاسبه حقوق و دستمزد با استفاده از نرم افزار حسابداری

حسابداری حقوق و دستمزد دیگر مثل سابق و با روش‌هاس سنتی انجام نمی‌شود. ثبت و محاسبه حقوق و دستمزد به سادگی ایجاد یک فایل اکسل هم نیست، بلکه این کار نیاز به ابزاری دقیق‌تر دارد. چرا که نیروی انسانی افزایش پیدا کرده و مواردی، مثل بیمه، مالیات، مزایا و… هم بیشتر شده است. به این ترتیب بروز خطای انسانی در محاسبات، باعث ایجاد دردسرهای بسیار زیادی می‌شود.

۶ دلیل اهمیت سیستم حسابداری حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد بخشی جدایی ناپذیر از سیستم شرکت‌ها می‌باشد. این سیستم نه تنها مسئولیت محاسبه حقوق کارمندان را دارد بلکه با اطمینان از پیروی از قوانین مالیاتی از شرکت محافظت می‌کند. در زیر به ۶ دلیل اهمیت سیستم حسابداری حقوق و دستمزد اشاره می‌کنیم:

۱. روحیه کارمندان

بخش مهمی از راضی نگه داشتن کارمندان و حفظ روحیه آن‌ها دادن حقوق به موقع است. داشتن یک سیستم حقوق و دستمزد که به موقع و به طور مداوم حقوق کارمندان را پرداخت می‌کند بدون شک، بر روحیه کارمندان تاثیر مثبت می‌گذارد. پرداخت دیر حقوق باعث می‌شود کارمند ثبات مالی شرکت را زیر سوال ببرد.

۲. جبران خسارت

سیستم حقوق و دستمزد فراتر از پرداخت حقوق کارمند کار می‌کند. جبران خسارات یک کارمند می‌تواند شامل پاداش و اضافه کاری با احتساب بر روی حقوق باشد. پاداش‌ها و افزایش حقوق مربوط به افزایش عملکرد از طریق سیستم حقوق و دستمزد مدیریت می‌شود.

۳. اعتبار شرکت

۴. گزارش دهی به وزارت‌های مربوطه

سیستم حقوق و دستمزد به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از قوانین مالیاتی و استخدامی پیروی کنند.  یک شرکت باید میزان بازپرداخت مالیات حقوق و دستمزد، پرداخت‌ها و وضعیت کارمندان خود را به صورت ماهانه به وزارت‌های مربوطه گزارش دهد. نیازهای شرکت شما اغلب به اندازه حقوق و دستمزد شما و نوع مشاغلی که در حال گسترش آن هستید بستگی دارد.

۵. پیروی از قوانین وزات کار

۶. پرداخت مالیات حقوق

برای پیروی از قوانین مالیاتی شرکت‌ها باید مقدار مالیات و کسورات را از حقوق کارمندان کسر کنند و آن را به موقع به سازمان امور مالیاتی پرداخت کنند. کارفرمایان اغلب هزینه‌های مزایای کارکنان را تأمین می‌کنند و بخشی از آن ممکن است از درآمد ناخالص کارمندان حاصل شود. سیستم حقوق و دستمزد یک شرکت همچنین باید پرداخت‌های تأمین اجتماعی را از حقوق ناخالص یک کارمند کسر کند.

در سیستم‌های حقوق و دستمزد، این سیستم تمامی کسورات را به دقت از حقوق کارمند کسر می‌کند.

حسابداری حقوق و دستمزد ۱۴۰۲

برای انجام حسابداری حقوق و دستمزد ۱۴۰۲ به بعضی از داده‌های اولیه نیازمند هستید که به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:

مزایای پایان سال

حق سنوات

حق سنوات که آن را با نام مزایای پایان خدمت هم می‌شناسیم، یکی از مزایای اجباری است که در هر شرایطی کارفرما باید نسبت به پرداخت آن به کارگر اقدام کند. سنوات با خاتمه کار و یا فسخ قرارداد کار به کارگر پرداخت می‌شود و این حق حتی به افرادی که کمتر از یک سال کارکرد داشته باشند نیز به نسبت کارکرد آن‌ها تعلق می‌گیرد.

✔ حق سنوات به چه میزان پرداخت می‌شود؟

مبلغ حق سنوات برای هر سال، معادل آخرین مزد ثابت ماهانه کارگر در آخرین ماه همکاری است. به طور مثال اگر کسی مدت یک سال در یک شرکت مشغول به کار بوده، سنوات او به اندازه یک مزد ثابت ماهانه است و مبلغ آن معادل با مبلغ آخرین ماهی است که حقوق دریافت کرده است.

به زبان ساده تر اگر فرض کنیم که شخصی ۱۰ سال سنوات معوقه دارد و در سال ۱۴۰۲ قصد دریافت سنوات خود را دارد، مطابق با قانون کار، سنوات هر ۱۰ سال او به اندازه آخرین مزدثابت او در سال ۱۴۰۲ محاسبه می‌شود.

✔ حق سنوات به چه کسانی تعلق می‌گیرد؟

✔ حق سنوات چگونه محاسبه می‌شود؟

✔ آیا حق سنوات مشمول بیمه می‌شود؟

طبق قانون تامین اجتماعی حق سنوات کلا معاف از بیمه می‌باشد؛ البته توجه داشته باشید حق سنوات با پایه سنوات متفاوت است.

✔ آیا میتوان از کارفرما به دلیل عدم پرداخت حق سنوات شکایت کرد؟

عیدی

طبق قانون کار عیدی که از جانب وزارت کار برای کارگران در نظر گرفته شده است، هر کارگر باید در انتهای سال معادل ۶۰ روز کاری (مبلغ آخرین مزد دریافتی برای هر روز) عیدی و پاداش دریافت کند. همچنین برای جلوگیری از تخلفات کارفرمایان و بررسی صحیح مالیات، یک حداکثر نیز برای مبلغ عیدی کارگران در نظر گرفته شده است که بر اساس ۹۰ روز کاری محاسبه می‌شود.

حداقل و حداکثر عیدی به این معنی نیست که به کارگران مختلف با ساعت کاری مختلف حداقل یا حداکثر عیدی پرداخت شود. با توجه به این که تمام کارکنان به صورت تمام وقت در شرکت مشغول به کار نیستند، نمیتوان از فرمول ذکر شده برای محاسبه مبلغ عیدی آن‌ها استفاده کرد. عیدی کارگران پاره وقت طبق قانون کار، به نسبت ساعات کاری آن‌ها محاسبه می‌شود.